Como ser más eficiente con Redbooth

¿Qué es Redbooth?

Redbooth es un software de gestión de proyectos, actividades y tareas que permite un trabajo más organizado y equipos más coordinados. Redbooth facilita a sus usuarios la gestión de tareas y proyectos, de modo que la comunicación y el trabajo conjunto se lleve a cabo de una manera más eficaz, más cómoda, evitando duplicidades y obteniendo control sobre el tiempo asignado a cada proyecto.

Redbooth está diseñado alrededor de tablas Kanban que tienen un diseño intuitivo, permiten planificar los proyectos de una manera muy sencilla y supervisar las tareas de una rápida. Estas tareas se pueden etiquetar, organizar y administrar para mejorar la comunicación interna y externa.

Redbooth te permite ver, de un solo vistazo, quién está asignado en cada tarea, los plazos y los archivos que está usando. Puedes delegar responsabilidades en tu equipo, asignar fechas de entrega, prioridad y permitir que tus clientes están al tanto de tus progresos.

Organízate con Redbooth

Conviene detenerse y analizar las tareas que hacemos en nuestro horario laboral o incluso aquellas que hacemos fuera pero que, de alguna manera, influyen sobre él: planificación de un proyecto, documentación de una acción, formación, etc. Este análisis es necesario para poder determinar cual es la mejor forma de clasificar nuestras tareas para poder llevarlas a cabo de una forma más controlada y cómoda.

Después de muchas pruebas la organización que más se ajustó a nuestra forma de trabajar es usar un espacio de trabajo  para cada uno de nuestros clientes recurrentes y uno para los clientes que solo necesitan pocas acciones. Tened en cuenta que las cuentas gratuitas solo permiten dos espacios de trabajo y cualquiera de las cuentas de pago permiten ilimitados espacios.

No es necesario comenzar con una cuenta profesional hasta que el ritmo de trabajo, las solicitudes de los clientes y la forma de trabajar de la empresa no lo requieran. Es recomendable empezar con una cuenta gratuita, conocer las funcionalidades, probar la herramienta y si esta se ajusta a nuestras necesidades actuales podemos pensar en adquirir una cuenta profesional.

Por cierto, si te interesan más consejos sobre productividad para arañar horas y euros al año te aconsejo «Cómo mejorar tu productividad cerrando canales de comunicación«, donde te cuento algunas de las buenas prácticas que llevo a cabo para trabajar mejor, y que te suscribas a nuestra Academia. Es totalmente gratis y donde te enseño como automatizar tareas con Zapier para ahorrar muchas horas.

Los espacios de trabajo en Redbooth

Un espacio de trabajo es un lugar donde podemos crear listas de tareas que tengan características comunes y, en nuestro ejemplo, agrupar todas las tareas que hagamos para un cliente, proyecto, etc. Por ejemplo, podemos crear una lista de tareas de social media, de email marketing, de formación, etc para un cliente específico para poder controlar lo que estamos realizando en cada momento. Esto nos permitirá agrupar todas las actividades bajo un mismo epígrafe y centrarnos en ellas cuando lo necesitemos.

Listas de tareas

Las listas de tareas son otra funcionalidad que Redbooth nos ofrece para organizar nuestro trabajo. Éstas nos permitirán agrupar tareas que tengan una o varias características comunes, por ejemplo: email marketing, social media, formación, etc. Esta clasificación depende profundamente de nuestra forma de organizar nuestro trabajo y, en este caso, Redbooth nos permite agruparlas en función de una serie de opciones y filtros para encontrar la forma que más se adecue a nuestros gustos o necesidades.

Tareas

Las tareas son, por así decirlo, la base sobre la que se sustenta el sistema de Redbooth. Éstas deberán organizarse en una lista de tareas específica y dentro de un espacio de trabajo concreto. Las tareas de Redbooth permiten escribir una descripción que debería ser lo más específica posible para evitar confusiones, ganar tiempo y permitir comenzar con la misma lo antes posible. De la misma forma tenemos la opción de crear subtareas para ser lo más específicos posible con el trabajo a realizar.

Igualmente tenemos la opción de crear comentarios y, en cualquiera de las opciones pro, anotar el tiempo que hemos invertido. Si la tarea no es periódica y la damos por completada esta no aparecerá en los días siguientes pero si la tarea es periódica (todos los días laborables, todos los días, semanal, etc) y la damos por completada se generará de manera automática esta misma tarea en la siguiente fecha correspondiente.

Es especialmente relevante completar la casilla de comentarios con la hora de inicio y finalización y dedicar unas pocas líneas a describir lo que hemos hecho (esto nos permitirá en el futuro poder revisar nuestro trabajo). Este hecho sencillo nos permitirá, a finales de cada semana o cuando lo estimemos oportuno, revisar lo que hemos llevado a cabo para evitar la sensación de no poder definir lo que se ha hecho en una o varias jornadas de trabajo. De la misma forma y para facilitarnos toda la documentación necesaria para poder llevar a cabo una tarea podemos adjuntar uno o varios documentos que nos ayuden a completar la tarea y documentarla. 

El tiempo anotado nos permitirá, más adelante, obtener información de los diferentes informes y, exportando la información a una hoja Excel, profundizar mucho más en la gestión de nuestro tiempo. igualmente si somos capaces de definir correctamente las variables propias de una tarea o proyecto obtendremos una información muy rica y variada del progreso que tengamos en cada paso. 

Consejo

«Haz una descripción breve de la causa que ha generado esa tarea (correo, teléfono, WhatsApp, etc) y después imprime en PDF y adjunta el e-mail o cualquier documento que nos pueda ser útil»

Etiquetas

Existen dos grandes grupos de etiquetas: de prioridad y de status. Las etiquetas nos permiten categorizar de una manera sencilla y rápida para poder establecer una jerarquía entre ellas.

Las primeras, las de prioridad, nos permitirán describir una tarea en función de su relevancia, urgencia o importancia y, por defecto, Redbooth nos permitirá elegir entre critical, high, medium y low. Igualmente el segundo grupo de etiquetas nos permitirá definir el estado de cada tarea: done, hold, in-progress, open y review.

Estas etiquetas se mostrarán en cualquiera de las vistas de trabajo y, en la vista de Panel de control agrupará a todas las tareas con la misma etiqueta de prioridad.

El panel de control en Redbooth

El panel de control nos permitirá agrupar todas las tareas que hayamos creado ordenadas cronológicamente mostrándose una pantalla dividida por la mitad. En la parte izquierda veremos una relación de tareas con el nombre de la misma, espacio de trabajo y lista de tareas. Así mismo veremos la persona y fecha asignadas.

La parte de la derecha se reserva para la visualización de la tarea que seleccionemos. Podremos ver los mismos datos que en la otra mitad más la descripción de la misma, subtareas y un campo de comentarios donde también podremos adjuntar archivos y anotar el tiempo invertido (esto solo en cualquiera de las versiones profesionales)

Igualmente tendremos acceso a una serie de opciones muy interesantes:

• definir una tarea como muy importante que hará que esta se sitúe en la parte superior de la lista de tareas del día correspondiente.
• definir observadores, es decir personas a las que se les notificarán los cambios en las tareas.
• opciones para mover la tarea a otro espacio de trabajo o lista de tareas

El panel de control será probablemente la pantalla en la que trabajemos (aunque siempre tenemos la opción de trabajar visitando los diversos espacio de trabajo) porque tendremos la opción de poder, con un solo vistazo, obtener una perspectiva de la prioridad de las tareas, la importancia de las mismas, descripción, etc.

Consejo:

«Una buena elección de espacios de trabajo y listas de tareas nos permitirá medir cuanto tiempo le dedicamos a cada cliente y a cada proyecto específico»

Informes en Redbooth

Los informes son la pieza final para el control de los proyectos en Redbooth ya que te permitirán un control total del tiempo que tu equipo le ha dedicado.

Mi consejo es que uses la opción «Informes >> Seguimiento del tiempo» para ver diferentes aportaciones: las de tu equipo, por lista de tareas o por tarea específica. Así mismo podrás consultar, en la parte inferior, el tiempo que le habéis dedicado de manera global.

Una opción especialmente interesante, si además compartimos las características del proyecto con el cliente, es visualizar el progreso del mismo desde el espacio de trabajo correspondiente y hacer clic en la opción que verás en la esquina superior derecha, donde aparecen las diferentes formas de visualización del espacio.

Al hacer clic en esta opción podrás visualizar tu espacio de trabajo como un diagrama de Gantt donde tanto tu equipo como el cliente podrá ver las diferentes tareas ordenadas por fechas, la relación que hay entre ellas y los responsables. Esta opción me gusta especialmente porque ofrece una visual mucho más clara y global del proyecto completo y permite tener en mente, de una manera más intuitiva, las fechas de inicio y final.

Múltiples usuarios en Redbooth

Una de las grandes características de Redbooth, y que lógicamente es común a otras herramientas de control de proyectos, es la de añadir más usuarios a la misma. En la versión gratuita puedes añadir a otro usuario más (2 en total, ideal para un equipo pequeño). Por otro lado, de forma adicional puedes añadir usuarios externos (por ejemplo tu cliente) que no cuentan para el total de miembros pero sí que permiten un magnífico ejercicio de transparencia. Este extra, el de los usuarios externos, solo está disponible en las cuentas Business y Proffesional. Tenlo en cuenta (aquí tienes más info)

La capacidad de interacción de los usuarios externos está limitada, un usuario externo puede:

• Ver el contenido del espacio de trabajo al que ha sido invitado.
• Acceder a las Conversaciones, Notas y Archivos del espacio de trabajo correspondiente.
• Crear y resolver Tareas para cualquier usuario dentro de ese espacio de trabajo
• Comentar las Tareas
• Subir archivos a las Tareas
• Recibir notificaciones
• Crear Lista de Tareas

Un usuario externo no puede:

• Acceder a la configuración de facturación o de la organización
• Crear un espacio de trabajo nuevo
• Invitar a otros usuarios (nuevos o no) a espacios de trabajo
• Acceder a los informes

Conclusiones

Redbooth es una herramienta que escala muy bien con tu carga de trabajo y que permite usarla a muchos diferentes niveles con lo que nos podemos permitir conocerla en profundidad antes de decidir si es la más adecuada para nosotros y se adapta a nuestro negocio. Finalmente os dejamos un vídeo que os da unas nociones básicas para comenzar a usar Redbooth.

NOTA: Artículo actualizado el 31/enero/2022 sobre un original del 30/mayo/2019.