Todo organizado con un buen calendario editorial

Crear contenidos puede ser abrumador. Mantenerse al día con las entradas del blog, las guías y todo lo demás en la agenda es un trabajo duro.

Ahora, imagina un sistema que lleve la cuenta de todo el contenido que quieres crear, todos los pasos que tienes que dar para crearlo y en qué punto del proceso de creación se encuentra cada pieza de contenido.

¿Te parece difícil? Pues no lo es. Se llama calendario editorial y, en este artículo, te voy a enseñar exactamente cómo crearlo.

Si estás buscando una forma de agilizar y acelerar tu flujo de trabajo, sigue leyendo.

¿Qué es un calendario editorial?

Un calendario editorial es algo más que un calendario de contenidos. Es una herramienta visual que permite a una persona o a todo un equipo planificar, crear, programar y promocionar contenidos para la semana, el mes o incluso el año siguiente. Incluye las tareas, los miembros del equipo y las fechas de entrega en cada etapa.

¿Por qué utilizar un calendario editorial?

Las ventajas de utilizar un calendario editorial son muchas, pero aquí van algunas:

• Contenido más coherente. Cuando planificas tus contenidos con antelación, puedes organizarlos por temas y crear piezas que se apoyen unas a otras cada mes.
• Ahorro de tiempo. Siempre sabes exactamente en qué contenido trabajar a continuación, lo que elimina el bloqueo de los redactores de la ecuación. Además, todas las tareas se priorizan y racionalizan. Algunas herramientas de calendario editorial incluso tienen integraciones que permiten publicar y promocionar en varias plataformas a la vez.
• Mantén el rumbo. Un calendario editorial garantiza que tanto tú como todos los miembros del equipo podáis seguir el calendario de un proyecto y aseguraros de que ninguna tarea se quede sin hacer o se retrase.
• Almacenar ideas. Combinar un banco de ideas con tu calendario de contenidos es muy eficaz para recoger ideas sobre la marcha, sobre todo si puedes acceder a tu calendario desde el móvil.
• En base a nuestra experiencia, el uso de un calendario editorial ha supuesto una enorme diferencia en nuestra forma de trabajar y nunca hemos vuelto atrás. La procrastinación suele producirse cuando no sabemos qué hacer a continuación y retrasamos el trabajo que tenemos entre manos.

Pero, al menos en lo que respecta a nosotros, cuando sabemos que todo lo que tenemos que hacer es llevar a cabo las distintas tareas enumeradas en nuestras listas de comprobación específicas, somos más productivos y procrastinamos mucho menos. 

Cómo crear un calendario editorial

He aquí algunos principios básicos que pueden guiarte en el proceso.

Define una estrategia de contenidos flexible

Aunque un calendario editorial puede ayudarte a perfeccionar tu estrategia de contenidos, necesitas tener un marco inicial para empezar. 

¿Cuáles son tus objetivos? ¿Pretendes aumentar el tráfico orgánico con una estrategia de contenidos? ¿Buscas aumentar el tráfico orgánico con entradas de blog, generar clientes potenciales con contenido cerrado, producir materiales de capacitación de ventas? 

¿Qué tipo de contenido estás creando? Para cada objetivo deberás crear un tipo de contenido diferente.

¿Cuántos contenidos quieres publicar? Según el tipo de contenido y el tamaño del equipo, debes tener metas y objetivos realistas sobre la cantidad de contenido que quieres publicar cada semana, mes y año.

Organiza tu flujo de trabajo

Una vez que tengas una idea de qué contenidos quieres producir y en qué cantidad, puedes diseñar tu flujo de trabajo. Esto incluye:

• El proceso de ideación. ¿Cómo encuentras, almacenas y gestionas tus ideas de contenido?
• Optimizaciones SEO. Incluye la búsqueda de palabras clave y las tareas dentro y fuera del sitio.
• Establece las diferentes etapas y actividades específicas de tu flujo de trabajo y asigna las etiquetas, códigos de color o rótulos que sean importantes para visualizar y mantener los plazos de producción.

Elegir un software de calendario editorial

Una vez que conozcas tu estrategia, tu flujo de trabajo y el tamaño de tu equipo, tendrás que averiguar qué software es el más adecuado para ti o para tu equipo.

Herramientas para hacer un calendario editorial: Redbooth

Redbooth ayuda a los equipos a gestionar las tareas y la comunicación para que los proyectos se completen de forma más rápida y sencilla. Y es perfecto para crear tus calendarios editoriales.

¿Tu blog sufre el retraso y la ausencia de entradas? ¿Estás buscando ideas para llenar tu reserva de contenidos? Recupera tu flujo de trabajo editorial con estos consejos.

Crea un calendario editorial.

Puede parecer desalentador elaborar un calendario editorial, por lo que algunos equipos de contenidos asignan temas sobre la marcha, creando nuevos contenidos de forma esporádica. Si bien es cierto que creo que es bueno dejar espacio en tu calendario editorial para el contenido de actualidad, un calendario editorial es sin duda la mejor herramienta que tengo para mantener el contenido editorial variado y en la fecha prevista. 

¿Por qué? Porque da la oportunidad de ver, de un vistazo, qué categorías de temas se han publicado recientemente y cuáles están pendientes, la carga de trabajo de los autores y las lagunas que hay que cubrir.

¿Qué elementos debe incluir tu calendario editorial?

El calendario editorial del trimestre en curso. 

Escribimos todo lo que tenemos programado, incluidas las entradas del blog, los e-books, los SlideShares… lo que sea. Lo único que no incluimos aquí es el contenido de las redes sociales.

La gran lista de categorías y subcategorías sobre las que escribimos. 

Con demasiada frecuencia, los redactores (y el editor) pueden caer en la rutina y centrarse en el mismo tema principal, lo que puede resultar aburrido para ellos y para los lectores. La pestaña de categorías también es un buen punto de partida visual para las reuniones de intercambio de ideas.

Una pestaña para capturar ideas. 

Cada vez que alguien diga «deberíamos crear contenidos sobre…», anótalo en la pestaña de ideas. Ten en cuenta las ideas que te vayan surgiendo y añade enlaces a ejemplos. A continuación, comparte esas notas con tu creador de contenidos como parte de su tarea, para asegurarte de que estáis de acuerdo.

Las pestañas del calendario del trimestre anterior para el año. 

Todos los años creamos un nuevo calendario editorial que sirve de archivo anual de las actividades del equipo. Esto resulta especialmente útil cuando se desea hacer un seguimiento del volumen de trabajo del equipo y de los logros de un año a otro.

Crea plantillas para estandarizar las tareas más frecuentes.

Una de las formas de organizarse y asegurarse de obtener todo lo que se necesita de los creadores de contenidos es proporcionar plantillas para recopilar los envíos de contenidos y definir el flujo de trabajo.

Por ejemplo, si estás publicando una entrada de blog, necesitas más que sólo el texto de la entrada. En lugar de confiar en que el escritor recuerde qué campos deben introducirse en tu CMS y cuáles son tus preferencias en cuanto al contenido en redes sociales para promocionar la entrada, es mejor que incluyas toda esa información por adelantado en una plantilla. 

Dale a tus creadores de contenidos una visión general… y tareas concretas

No supongas que tus creadores de contenidos entienden cómo el hecho de no cumplir un plazo de entrega hará descarrilar tu flujo de trabajo editorial: asegúrate de que tienen acceso a tu calendario general y de que comprenden tus expectativas en cuanto a la finalización de las tareas. ¿Quieres un borrador? ¿Participarán en las iteraciones de diseño? ¿O la entrega del post es una tarea final? Asegúrate de haber expresado claramente tus expectativas y de haber proporcionado un calendario detallado para su finalización.

Yo suelo crear una documentación de flujo de trabajo estándar para cada tipo de contenido recurrente, que incluye cuánto tiempo se asigna a cada paso del proceso de creación de contenidos, y que uso con mi equipo.

Esto proporciona continuidad a todas las partes implicadas en el proceso de creación de contenidos y reduce las probabilidades de quedarse con las manos vacías en el último minuto. También proporciona el nivel de detalle que necesitas para crear una plantilla de tareas estandarizada en Redbooth.

Al enviar este tipo de flujo de trabajo detallado te aseguras de que los tres miembros del equipo entiendan cómo los plazos afectan las cargas de trabajo de sus colegas.

Crea un repositorio de información para el equipo editorial

Una de las razones recurrentes por las que he visto a la gente entregar el contenido tarde ha sido tratar de localizar una estadística específica. Esto les lleva a tener que hablar con otras personas mientras tú te estresas pensando si tendrás o no el contenido listo. Por suerte, hay una solución muy fácil: crear un repositorio de información del equipo editorial.

Crear y mantener un repositorio de información significa no tener que buscar a última hora la fuente definitiva o los detalles de atribución. Y eso facilita en gran medida el cumplimiento de los plazos.

¿Necesitas ayuda? Te echamos una mano…