¿Qué importa más en el entorno laboral, la productividad o la eficiencia?

Comprender la productividad

En términos sencillos, la productividad puede definirse como la producción por unidad de un determinado insumo, como un periodo de tiempo. Si la empresa o el trabajador producen más con los mismos recursos, la productividad aumenta. Del mismo modo, también aumentará si se obtiene el mismo rendimiento con menos recursos.

La mayoría de las empresas miden la productividad calculando la producción en función del tiempo. Dado que medir la productividad es una tarea relativamente sencilla, no es de extrañar que se preste tanta atención a este indicador.

Fórmula para calcular la productividad

Existen varias fórmulas para calcular la productividad, desde las más sencillas hasta las más complejas. Sin embargo, todas siguen el mismo patrón que se indica a continuación.

• Producción / Insumos = Productividad

Consideremos una organización que produce bienes o servicios por valor de 10.000 euros en 1.000 horas. Esos 10.000 euros son la producción y las 1.000 horas se convierten en el insumo. Utilizando la fórmula anterior, se obtienen 10 euros por hora, que es el nivel de productividad.

Comprendiendo la eficiencia

La eficiencia consiste en tener la capacidad de crear el producto deseado con un desperdicio mínimo o nulo. En este caso, los desperdicios pueden ser materiales, de tiempo o de ambos tipos.

En otras palabras, la eficiencia denota el grado en que se utilizan los recursos para lograr el resultado deseado. Ser eficiente significa obtener los mismos resultados con menos recursos.

Fórmula para calcular la eficiencia

Al mejorar la eficiencia, las empresas pueden reducir las horas, los presupuestos o la mano de obra necesarios para obtener el mismo resultado. Para calcular la eficiencia (en porcentaje),se puede usar la siguiente fórmula:

• (Insumos previstos / Insumos reales) x100 = Eficiencia

Tomemos el ejemplo anterior. La organización espera hacer 10.000 euros de trabajo en 1.000 horas. ¿Y si consigue lo mismo en sólo 800 horas? Utilizando la fórmula anterior, se entiende que ha alcanzado una eficiencia del 125%.

La relación entre productividad y eficiencia

Como hemos visto, la productividad consiste en realizar más trabajo en el mismo periodo de tiempo. Por otro lado, la eficiencia consiste en realizar la misma cantidad de trabajo pero en menos tiempo.

Por tanto, productividad y eficiencia están relacionadas. Si la productividad se refiere a la cantidad de la producción de la empresa, la eficiencia se refiere a su calidad.

Las empresas no pueden permitirse ignorar una en favor de la otra. Si los trabajadores saben lo que tienen que hacer y cómo hacerlo rápidamente, los flujos de trabajo mejoran. Como resultado, los trabajadores ganan más tiempo para centrarse en sus tareas en lugar de dedicarlo a intentar comprender la siguiente serie.

Aunque la eficiencia no siempre mejora la productividad, garantiza que el resultado cumpla los requisitos esperados sin errores. Como resultado, ya no necesitan invertir más tiempo, trabajo y recursos para corregir sus errores.

En resumen, la productividad y la eficiencia juntas darán a la organización «verdadera productividad».

Por lo tanto, ambos conceptos deben ir de la mano para garantizar el éxito de una empresa. Aunque puede ser un reto lograr un equilibrio entre estas dos métricas, los beneficios son considerables.

Cómo aumentar la productividad y la eficiencia

Para una empresa es imperativo poner en marcha medidas que aumenten tanto la productividad como la eficiencia. Unos niveles más altos de productividad y eficiencia están directamente relacionados con un uso más inteligente de los recursos disponibles, como el tiempo y los materiales.

Por supuesto, también significa que la empresa es capaz de ofrecer más productos y servicios de mayor calidad. El resultado es una mejora de los ingresos, la rentabilidad y el crecimiento de la misma. Por otro lado, una mala utilización de los recursos puede dar lugar a un aumento de los costes que puede suponer una carga para su competitividad.

Por lo tanto, independientemente de lo bien que funcione una empresa, es esencial que controle y mejore tanto la productividad como la eficiencia. He aquí algunos consejos para hacerlo:

Pedir feedback a los trabajadores

Para comprender mejor qué necesitan los trabajadores para mejorar su eficacia y productividad, la empresa debe tratar de recabar su opinión con regularidad.

Las encuestas y las reuniones de equipo son formas excelentes de entender esas necesidades. Por supuesto, la empresa también debe centrarse en crear un entorno seguro. Esto permite a los trabajadores compartir sus opiniones e ideas sin miedo y sin riesgo de ser penalizados.

Al recabar información, la dirección comprende mejor los obstáculos a los que se enfrentan los trabajadores para mejorar ellos mismos y su rendimiento.

Aclarar objetivos y responsabilidades

Es difícil que los trabajadores sean productivos si no tienen claro lo que se espera de ellos. Aclarar las metas y los objetivos facilita la consecución de los resultados. Además, anima a los trabajadores a esforzarse más e incluso fomenta el trabajo en equipo. Por lo tanto, los responsables deben intentar establecer objetivos claros al principio de cualquier proyecto para conseguir una productividad y eficiencia óptimas.

Garantizar una asignación eficaz de los recursos

En última instancia, la eficacia de los trabajadores depende en gran medida de sus aptitudes. Por lo tanto, asignando a los trabajadores con las habilidades adecuadas a la tarea correcta, los responsables pueden mejorar considerablemente el rendimiento de su equipo. Una asignación eficaz de los recursos permite a las empresas evitar problemas como el aumento de los costes y el incumplimiento de los plazos.

Para garantizar una asignación óptima de los recursos, los directivos y gestores deben conocer las competencias de sus trabajadores, así como sus tareas. Hay que procurar que no estén sobreasignados ni infraasignados. De lo contrario, su rendimiento puede bajar drásticamente.

Implantar herramientas automatizadas

La automatización es un factor clave para la productividad y la eficiencia. Existen varios tipos de herramientas automatizadas para distintos tipos de trabajo. Aprovechando estas herramientas, las empresas pueden automatizar muchas tareas mundanas y repetitivas, como el trabajo administrativo. Como estas herramientas se encargan de esas tareas, los trabajadores quedan libres para centrar sus esfuerzos en tareas más complejas. Esto mejora la productividad.

Además, las herramientas de automatización son capaces de completar esas tareas a un ritmo mucho más rápido y con un alto grado de precisión. Por lo tanto, también aumenta la eficiencia. Cualquier empresa que desee aumentar su rendimiento general y ser más competitiva debe buscar las herramientas de automatización adecuadas para sus trabajadores.

En última instancia, el hecho es que la productividad y la eficiencia deben estar íntimamente unidas para que una empresa tenga una verdadera productividad. Como los beneficios son considerables, deben tratar de emplear los mecanismos y herramientas adecuados para mejorar estas dos métricas críticas.

Por supuesto, dado que tanto la productividad como la eficiencia están relacionadas con el tiempo, cualquier empresa hará bien en invertir en una sólida plataforma de gestión del tiempo. Con esos datos se pueden tomar las mejores decisiones para mejorar los niveles de productividad y eficiencia en todos los ámbitos.

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