¿Has tenido alguna vez esa sensación de agobio cuando se acerca una fecha límite, de que el tiempo ha pasado volando y puede que lo hayas desperdiciado todo en alguna tarea inútil? Sí, todos hemos pasado por eso.

Y ahí es precisamente donde entra en juego el time tracking. Para asegurarte de que inviertes tu tiempo de forma inteligente y en las cosas que más te importan, el time tracking puede ser un auténtico salvavidas.

¿Qué es el time tracking?

Empecemos por lo básico. El time tracking es una forma de controlar con precisión el tiempo que se dedica a las tareas.

Tanto si eres un gestor de proyectos como un autónomo, puede ayudarte a gestionar las tareas de forma más eficaz y a descubrir dónde puedes estar perdiendo un tiempo valioso. Es una buena manera de dejar de perder el tiempo.

¿Por qué es importante el time tracking?

Podríamos estar todo el día hablando de las muchas razones por las que el time tracking es importante. Pero, ¿recuerdas esa sensación de estar súper estresado por un plazo inminente de la que acabamos de hablar?

El seguimiento del tiempo puede ayudarte a evitarlo. Si sabes de cuánto tiempo dispones, puedes planificar mejor tus tareas.

Incluso puedes cambiar tus rutinas para liberar más tiempo para cosas más productivas. Es algo con lo que todos salimos ganando.

¿Quién puede beneficiarse del time tracking?

• Empresarios
• Empleados
• Trabajadores remotos
• Gestores de proyectos
• Autónomos
• Estudiantes
• Uso personal

Si eres estudiante, puede ayudarte a mantenerte al tanto de tu tiempo de estudio y asegurarte de que estás usando tu tiempo sabiamente cuando te preparas para ese examen.

El time tracking puede ayudarte a gestionar mejor tu tiempo y a sacar más provecho de tu día. Y dependiendo de a lo que te dediques, puedes utilizarlo para diferentes cosas. Vamos a comprobarlo.

Empresas

Si tienes tu propia empresa, una solución de time tracking puede ayudarte a identificar las áreas en las que tu equipo puede estar pasando demasiado tiempo o no lo suficiente.

Dicho esto, dejemos algo claro: el time tracking no consiste en microgestionar. Al contrario, se trata de potenciar a tu equipo.

El objetivo principal es ofrecerte a ti y a tu equipo esos datos tan necesarios sobre el progreso del proyecto para que todos puedan tomar mejores decisiones sobre el tiempo que dedican a cada tarea. Se trata de aprender a trabajar de forma más inteligente, no más dura.

También puede ayudarte a presupuestar tu tiempo y recursos de forma más eficiente. Si no sabes cuánto tiempo dedica tu equipo a cada proyecto, ¿cómo vas a saber cuánto cobrar a tus clientes?

En lugar de adivinar, una herramienta de time tracking te proporciona datos sólidos sobre el gasto de tiempo, para que sepas cuánto cobrar a tus clientes la próxima vez. Se acabaron las sobreestimaciones y subestimaciones.

Trabajadores

La productividad es la clave de una carrera satisfactoria. Y el time tracking puede ayudarte a conseguirlo. Por ejemplo, si te das cuenta de que estás gastando mucho tiempo en un tipo de tarea específica, puedes trabajar en la racionalización de tu proceso para ahorrar tiempo en el futuro.

¿Por qué crees que el time tracking es uno de los mejores métodos para ahorrar tiempo? Esto puede ser especialmente útil cuando tienes que cumplir plazos o si tienes que hacer malabarismos con varios proyectos a la vez.

Trabajadores a distancia

El trabajo a distancia es uno de esos temas relacionados con el trabajo sobre los que todo el mundo parece lidiar. Y pueden ser muy diferentes y con razón.

Debido a la pandemia, todos hemos podido experimentar el trabajo a distancia: lo maravilloso y los inevitables escollos. Si estás familiarizado con esos escollos y buscas formas de evitarlos, el time tracking puede ser justo lo que necesitas.

Con las aplicaciones de time tracking, puedes informar a tu jefe y a los miembros de tu equipo de lo que estás trabajando activamente.

Y si te gusta el trabajo a distancia, también es importante que aprendas a gestionar el equilibrio entre el trabajo y la vida privada. No es tan fácil como podría pensarse, los dos últimos años nos lo han demostrado.

Pero el time tracking puede ayudarte a ver cuánto tiempo pasas en el trabajo, de modo que puedas hacer ajustes para asegurarte de que no estás trabajando demasiado y sacrificando tu tiempo personal.

Gestores de proyectos

Si eres gestor de proyectos, probablemente te hayas encontrado repitiendo varias veces al mes alguna variación de esta vieja frase: «¡No te olvides de registrar tus horas, por favor!».

Pero conseguir que la gente registre su tiempo puede ser una auténtica pesadilla. Seamos sinceros: tu equipo odia hacerlo y tú odias pedírselo. Ellos no ven el valor que tiene, y tú no puedes explicarlo mejor.

Con la herramienta de time tracking adecuada, puedes hacer las cosas más fáciles para todos. Sabrás con certeza cómo controlar el tiempo invertido en los proyectos. También tendrás acceso a los datos que se pueden utilizar para generar informes que se pueden compartir con tu equipo, las partes interesadas o los clientes.

Además, el time tracking también puede ayudarte a identificar posibles cuellos de botella. Si uno de los miembros de su equipo tarda repetidamente más tiempo en completar una tarea, sabrás que hay un problema.

Al identificar estos problemas con antelación, puedes tomar medidas para resolver la situación y evitar retrasos en el futuro.

Autónomos

Cuando trabajas como autónomo, una parte de tu tiempo se dedica a trabajar en proyectos reales, mientras que la otra parte se centra en documentar tu trabajo para un portafolio que mostrarás a potenciales clientes.

Las aplicaciones de time tracking te darán acceso a datos que te ayudarán a mostrar tu trabajo. También puede ayudarte a negociar las tarifas con los clientes. Si puedes mostrar a un cliente el tiempo que dedicas a una tarea, es más probable que acepte una tarifa más alta.

Estudiantes

Puede que aún no te hayas dado cuenta, pero como estudiante es fundamental que aprendas a gestionar tu tiempo. De hecho, es una de las habilidades más valiosas que puedes aprender antes de entrar en el mundo laboral.

Y el time tracking no sólo puede ayudarte a ello, sino que también puede ser una gran herramienta para establecer objetivos. Al saber de cuánto tiempo dispones, puedes fijarte objetivos más realistas y alcanzables.

Si aprendes a hacer esto desde el principio, te evitarás muchos sudores fríos antes de la entrega de un proyecto o esa sensación de querer esconderte detrás de la silla en una reunión de equipo porque tu proyecto se está retrasando, otra vez.

El time tracking también puede ofrecerte una gran perspectiva sobre patrones específicos de tu comportamiento. Por ejemplo, puedes notar que puedes hacer más cosas por la mañana o que tiendes a posponer tareas específicas.

Al ser consciente de estos patrones, puedes cambiar las cosas y probar diferentes métodos hasta que encuentres ese equilibrio que te mantiene centrado y productivo.

Para uso personal

Por supuesto, hacer un seguimiento de nuestro tiempo no es algo que nos resulte natural. Hay que acostumbrarse. Pero si quieres alcanzar un objetivo concreto, el time tracking puede ayudarte a ver los progresos que estás haciendo y el tiempo que necesitas dedicar a esa tarea.

¿Cómo controlar mi tiempo?

Existen varias formas de hacer un seguimiento del tiempo. De hecho, hay tantas que puedes llegar a marearte tratando de entenderlas todas. Pero no te preocupes, aquí te damos algunas pistas.

Puedes utilizar:

• planificador de papel
• planificador online
• aplicación de time tracking
• software de time tracking
• una simple hoja de cálculo.

Lo importante es encontrar un sistema que funcione para ti y que realmente vayas a utilizar. Una forma de empezar es simplemente hacer un seguimiento de tu tiempo en cada tarea durante una semana. Al final de la semana, revisa tus datos y verás dónde puedes mejorar.

Incluso puedes hacer una lista de cosas a comprobar:

• ¿Hay tareas a las que dedicas mucho tiempo y que podrías hacer más rápidamente?
• ¿Hay tareas a las que no dedicas suficiente tiempo?
• Sea cual sea el método que elijas, lo importante es ser coherente y comprobar regularmente tus datos.

Para que tengas una idea más clara de cómo controlar tu tiempo, hemos analizado algunas de las herramientas disponibles para el time tracking. Veamos algunas de ellas.

Aplicaciones de time tracking

Las aplicaciones de time tracking son la mejor manera de controlar el tiempo. Algunas de estas aplicaciones te permiten controlar el tiempo por horas, mientras que otras te permiten controlar el tiempo por días, semanas o meses.

Para encontrar la aplicación de time tracking que mejor se adapte a tus necesidades

Empieza con una buena búsqueda en Google. Intenta escribir «time tracking» o «time management» y mira qué aparece.

Una vez que hayas encontrado unas cuantas opciones, tómate un tiempo para comparar las características de cada aplicación y lee algunas de las reseñas que han dejado los clientes.

Una vez que te hayas decidido por una aplicación, es hora de empezar a controlar tu tiempo. La mayoría de las aplicaciones de time tracking te permitirán poner en marcha un temporizador cuando empieces a trabajar en una tarea y detener el temporizador cuando hayas terminado. De este modo, podrás tener una idea exacta del tiempo que dedicas a cada tarea.

¿Es eficaz el time tracking?

Sí, el time tracking puede ser muy eficaz. De hecho, los estudios estiman que las empresas estadounidenses pierden un total de 8.800 millones de dólares cada día debido a que los empleados no utilizan métodos de time tracking.

Pero el time tracking también puede ser ineficaz si se utiliza mal. Por ejemplo, si hace un seguimiento del tiempo pero no revisa los resultados, ¿de qué sirve?

No podrás cambiar lo que sea que te esté frenando y haciendo menos productivo porque no estás revisando tus datos.

¿Cuáles son los errores más comunes que puedes cometer si eres nuevo en el time tracking?

La gente tiende a cometer algunos errores cuando es nueva en el time tracking.

El primer error es no ser coherente con él. Hay que hacer un seguimiento del tiempo cada día, o cada jornada laboral. Es la única manera de obtener una imagen precisa de cómo estás empleando tu tiempo. De lo contrario, puedes perder horas facturables y perder clientes.

El segundo error es no ser lo suficientemente específico. Cuando registres tu tiempo, debes ser claro sobre lo que estás haciendo. En lugar de escribir simplemente «Trabajé en un proyecto», intenta escribir «Lluvia de ideas», «Reunión», «Descanso» o «Proyecto [nombre]». Esto te dará una mejor idea de cómo estás empleando tu tiempo en tareas específicas.

El tercer error es no hacer un seguimiento de tu tiempo de la forma que te resulte más cómoda. Hay muchos métodos y herramientas de time tracking diferentes, así que encuentra uno que te funcione y quédate con él.